AFD

AFD Procurement Guidelines

AFD Prequalification works

Publication of AFD tender_Guide

Hướng dẫn đăng tải HSMT các dự án AFD

AFD ES Complaint Mechanism 

Quy định về quản lý các khiếu nại MTXH

AFD confirm the cost norms to be used in TA contract 

Quy định về định mức chi tiêu áp dụng trong hợp đồng HTKT

Vietnamese

1/ C-ESMP của các Hợp đồng xây lắp (1 báo cáo CESMP/ 1 hợp đồng)

2/ Báo cáo hoàn thành GPMB (SCCR) các phần diện tích mà Ban sẽ yêu cầu khởi công.

Báo cáo này có thể làm cùng lúc cho tất cả các diện tích đã GPMB, cùng lúc cho các HĐ, nhưng phải phân biệt thật rõ ràng đâu là phần diện tích liên quan đến hợp đồng nào. Do báo cáo này liên quan đến rất nhiều diện tích GPMB và nhiều HĐ, nên Ban và HTKT cần đặc biệt lưu ý về mặt chất lượng và sự rõ ràng để có thể sớm nhận được ý kiến đồng thuận của AFD Paris (Trưởng dự án và Ban MTXH).

3/ Bản đồ định vị diện tích đã GPMB và đề nghị khởi công của đợt này.

4/ Bảng (kế hoạch) dự kiến phân kỳ (phân giai đoạn) thi công của từng hợp đồng.

Tùy thuộc GPMB đã thực hiện và kế hoạch GPMB trong tương lai mà ra được bảng này (có thể thay đổi trong tương lai tùy thuộc việc thực hiện GPMB).

Bảng này không cần lấy YKKPB, chỉ cần thông báo tới AFD khi đề nghị khởi công giai đoạn đầu tiên, và thông báo cập nhật nếu có thay đổi.

Bài trình bày của AFD trong Chuyến công tác tại Thanh Hóa ngày 22/9/2023

Để nhận được ý kiến đồng thuận cho khởi công mỗi giai đoạn, cần có Ý kiến không phản bác hoặc chấp thuận của AFD đối với :

1. (Các) HĐ xây lắp

2. (Các) HĐ giám sát xây lắp

3. RAP của tiểu dự án kèm thư chốt của HTKT

4. ESMP của tiểu dự án kèm thư chốt của HTKT

5. C-ESMP của (các) HĐ XL có liên quan đến giai đoạn đó kèm thư chốt của HTKT

6. Báo cáo hoàn thành GPMB của các khu đất trong giai đoạn đó (SCCR)  kèm thư chốt của HTKT
7. Bản đồ định vị của giai đoạn đó

English (gg translate)

1/ C-ESMP of Construction Contracts (1 CESMP report/ 1 contract)

2/ Land clearance completion report (SCCR) of the areas that the Board will request to start construction.

This report can be made at the same time for all land clearance areas, at the same time for the contracts, but must be clearly distinguished. It is clear which area is related to which contract. Because this report involves a lot of site clearance area and many contracts, the Board and Technical Support need to pay special attention to quality and clarity so that they can soon receive the consensus of AFD Paris (Project Leader). and Social Environment Committee).

3/ GIS Map locating the area cleared and the proposal to start construction of this phase.

4/ Table (plan) of expected construction phasing (phases) of each contract.

Depending on the site clearance that has been performed and the site clearance plan in the future, this table is created (can change in the future depending on the project). belongs to land clearance implementation).

This table does not need to be YKKPB, just notify AFD when requesting to start construction of the first phase, and update notice if there are any changes.

Presentation of AFD mission in Thanh Hoa - 22/9/2023

To receive approval to start construction of each phase, AFD's No Objection or Approval is required for:

1. Construction contract(s).

2. Construction supervision council(s).

3. RAP of the subproject attached with TA's confirm letter

4. ESMP of the subproject with TA's confirm letter

5. C-ESMP of the Processing Contract(s) relevant to that period with TA's confirm letter

6. Report on completion of site clearance during that period (SCCR) with TA's confirm letter

7. GIS map of that period

Vietnamese

1. Đề nghị giải ngân của BTC

2. Đề nghị giải ngân của CĐT (tiếng Việt và tiếng Anh)

3. Hợp đồng và bản scan bao gồm nội dung tóm tắt bằng tiếng Anh (nếu chưa cung cấp - gộp bản scan và nội dung tóm tắt tiếng Anh vào 1 tài liệu)

4. Bản scan các Phụ lục Hợp đồng (nếu có) và nội dung tóm tắt bằng tiếng Anh (nếu chưa cung cấp - gộp bản scan và nội dung tóm tắt tiếng Anh vào 1 tài liệu)

5. Bảo lãnh NH : BL tạm ứng, BL thực hiện HĐ (nếu chưa cung cấp)

6. Xác nhận của Kho bạc

7. Đề nghị thanh toán/tạm ứng của nhà thầu

8. Tài liệu giải trình tiến độ của gói thầu, phù hợp với đề nghị thanh toán 

9. Thư kỹ thuật của HTKTxác nhận việc thi công được thực hiện trên mặt bằng đã nhận YKKPB của AFD cho việc thi công, và việc thi công đảm bảo tiêu chí của Nhà tài trợ (MT XH, C-ESMP, chất lượng…)

10. Bảng theo dõi Hợp đồng + Bảng theo dõi tất cả các Hợp đồng của mỗi tiểu dự án

Các bảng này cần link tự động đếm Bảng theo dõi các tài khoản tạm ứng (M2085) (chỉ nhập liệu 1 bảng thì thông tin sẽ hiện lên các bảng còn lại) nhằm đảm bảo sự quản lý rõ ràng, minh bạch với các thông tin và các thanh toán/giải ngân đã thực hiện cho từng hợp đồng, cho tất cả các hợp đồng của mỗi tiểu dự án, đồng thời đảm bảo sự thuận lợi va chính xác khi nhập số liệu.

English

1. MOF’s Drawdown Request; 

2. Project Owner’s Drawdown Request (EN and VN);

3. An original contract and a scanned version of the signed contract which includes the English summary (if it has not been provided before - combine the scanned contract and English version in 1 file); 

4. Scanned of Contract Addendum(s) (if any) and the English summary (if it has not been provided before - combine the scanned contract and English version in 1 file); 

5. Bank guarantee: Advance guarantee, Performance Guarantee (if not provided yet);

6. Confirmation of the State Treasury;

7. Request for Payment/Advancement of the Contractor. 

8. A document explaining the progress of the bidding package in accordance with the Request for Payment

9. TA's Technical Letter including confirmation from the TA that the construction is carried out on the site that received AFD's NOL for construction, and the construction has meet the Sponsors’ criteria of safeguard, CESMP, quality, etc.

10. Tracking table of Contract + Tracking table of all subproject contracts

These tables need to be automatically linked to the Advance Accounts Tracking Table (M2085) (enter data in only one table and the information will appear in the remaining tables) to ensure clear and transparent management of information and payments/disbursements made for each contract, for all contracts of each sub-project, while ensuring convenience and accuracy when entering data. 

Vietnamese

1. Đề nghị giải ngân của BTC

2. Đề nghị giải ngân của CĐT (tiếng Việt và tiếng Anh)

3. Xác nhận mở tài khoản của BQLDA

4. Thư giới thiệu mẫu dấu, chữ ký của đại diện BQLDA đủ thẩm quyền ký đề nghị giải ngân

5. Kế hoạch chi tiêu dự kiến trong toàn bộ thời gian của Dự án, được cập nhật vào ngày Yêu cầu Rót vốn có liên quan

6. Kế hoạch chi tiêu khoản tạm ứng đang đề nghị

English

1. MOF’s Drawdown Request; 

2. Project Owner’s Drawdown Request (EN and VN);

3. Confirmation of bank account opening by the PMU;

4. Letter of introduction with stamp and signature of the authorized representative of the PMU to sign the disbursement request 

5. Proposed expenditure plan for the entire duration of the Project, updated on the relevant Funding Request date ;

6. Plan for using the advanced request.

Vietnamese

1. Đề nghị giải ngân của BTC

2. Đề nghị giải ngân của CĐT

3. Bảng theo dõi các khoản tạm ứng (M2085), giải trình 50% số tiền của khoản tạm ứng gần nhất (trước khoản tạm ứng được yêu cầu trong Yêu cầu rót vốn) và 100% khoản tạm ứng trước khoản trước đó (nếu có) đã được sử dụng, bao gồm bangr phân tích chi tiết các thanh toán liên quan đến các Khoản chi hợp lệ trong giai đoạn có liên quan. (có đánh số các khoản chi).

4. Bảng theo dõi từng Hợp đồng có liên quan + Bảng theo dõi tất cả các Hợp đồng của TDA (lưu ý giống nêu trên)

5.  Sao kê tài khoản NH cho thấy các giao dịch có liên quan đến bảng theo dõi

6. Kế hoạch chi tiêu dự kiến trong toàn bộ thời gian của Dự án, được cập nhật vào ngày Yêu cầu Rót vốn có liên quan

7. Kế hoạch chi tiêu khoản tạm ứng đang đề nghị

8. Tài liệu giải trình chi liên quan đến từng khoản chi, sắp xếp theo đánh số trong Bảng theo dõi các khoản tạm ứng, gồm:

• Hợp đồng và bản scan bao gồm nội dung tóm tắt bằng tiếng Anh (nếu chưa cung cấp): 

• Bản scan các Phụ lục Hợp đồng (nếu có) và nội dung tóm tắt bằng tiếng Anh (nếu chưa cung cấp) 

• Bảo lãnh NH BL tạm ứng, BL thực hiện HĐ (nếu chưa cung cấp)

• Xác nhận của Kho bạc

• Đề nghị thanh toán/tạm ứng của nhà thầu

• Ủy nhiệm chi của các giao dịch liên quan trong bảng theo dõi

• Đề nghị thanh toán/tạm ứng của nhà thầu

• Tài liệu giải trình tiến độ của gói thầu, phù hợp với đề nghị thanh toán

• Thư kỹ thuật của HTKT xác nhận việc thi công được thực hiện trên mặt bằng đã nhận YKKPB của AFD cho việc thi công, và việc thi công đảm bảo tiêu chí của Nhà tài trợ (MT XH, C-ESMP, chất lượng…)

English (gg translate)

1. MOF’s Drawdown Request; 

2. Project Owner’s Drawdown Request (EN and VN);

3. Advance Tracking Sheet (M2085), explaining how 50% of the most recent advance (prior to the advance requested in the Funding Request) and 100% of the advance before the previous advance (if any) has been utilised, including a detailed breakdown of payments relating to Eligible Expenditures in the relevant period (with numbering of expenditures). ;

4. Tracking sheet for each relevant Contract + Tracking sheet for all TDA Contracts (note same as above)  

5. Bank account statement showing transactions related to the tracking sheet

6. Proposed expenditure plan for the entire duration of the Project, updated on the relevant Funding Request date

7. Expenditure plan for the proposed advance payment

8. Expenditure explanation document related to each expenditure item, arranged by number in the Tracking sheet of Advance Payments, including:

   1. • Contract and scanned copy including summary in English (if not provided):

      • Scanned copy of Contract Appendices (if any) and summary in English (if not provided)

      • Bank guarantee for advance payment, contract performance (if not provided)

      • Treasury confirmation

      • Contractor's payment request/advance payment authorization of relevant transactions in the tracking sheet

      • Contractor's payment request/advance payment

      • Progress explanation document of the package contractor, in accordance with the payment proposal

      • The technical letter of the HTKT confirms that the construction is carried out on the site that has received the AFD's YKKPB for the construction, and that the construction ensures the criteria of the Donor (MTXH, C-ESMP, quality...)