Schedule 2 - Project Description

Objective

The project aims at improving the livelihood conditions and mitigating the climate change impacts in five secondary towns of North-Central Vietnam, heads of districts chosen by the four concerned provinces taking into account their economic position. Namely, from North to South, they are Phat Diem town in Ninh Binh province, Ngoc Lac town in Thanh Hoa province, Hoang Mai town in Nghe An province, and Thach Ha and Huong Khc towns in Ha Tinh province.

The main objective ỈS to develop urban infrastructures that will prevent flood risk and promote the adaptation of local communities to adverse climate change effects. These five towns share a common challenge related to flood risk exposure and have identified useful investments to reduce flood impacts including i) hydraulic works (drainage network, bank enhancement, dikes ...), ii) roads infrastructure to ease rescue service delivery and inhabitants evacuation in case of extreme hydrological event, and iii) sewerage system (sewage network and treatment plant) in order to reduce health consequences (following limitation of individual sanitation device) during flood episodes.

Specific objectives of the project are to contribute to investments, and to support decentralized technical services to enhance their capacity for project management and to provide training related to flood risk prevention and sewerage system management.

Project description

The project is designed to leave a large autonomy to each district regarding infrastructure investments implementation, following the Vietnamese government policy toward decentralization, pooling the technical assistance supporting the five of them to handle their project owner responsibility and to organize a common capacity building program benefiting to the maximum of staffs.

Infrastructure component

- funded by loan

The project is based on the sanitation, economic development and transportation master plan of the five targeted towns. It includes:

• Improvement of flood risk prevention infrastructure (drainage network, protection dikes, eventually buffer tanks, ...) to reduce and slow-down floods;

• Roads improvement contributing to drainage and/or containing floods but also to ease the evacuation and the rescue delivery to flooded area, in case of flood event. Such roads may also maintain mobility in case of long lasting flood and consequently to contribute to economic and social resilience for these towns;

• Creation of sewage collection network and treatment plant in each of the 5 towns. Lagooning process, easier to manage, will be preferred;

• As a second priority, some activities for water supply or solid waste systems improvement may be included for one or two towns (Phat Diem and Ngoc Lac).

Investment implementation will be managed independently by each province and district, which will delegate to a Project Management Unit (PMU), at provincial or district level, the technical and financial management. Each PMU will be responsible of an advance account to cover the project expenses (for AFD loans and counterparts funds) and will have to report to Ministry of Finance (MoF), Ministry of Planning and Investment (MPI) and to AFD and the Final Beneficiaries, through the centralized technical assistance, in charge of consolidating the whole project information (financed by this EU delegated grant).

A set of template documents for bidding process and contracts will be designed at the project level. The bidding process will be national, the amount and the technicity being below the international standard. The use of such template documents having received AFD no-objection, will lead to alleviate the noobjection process on the basis of draft contracts and a summary of the bidding process, just at the last step of the contractualization. This simplified process should improve the project efficiency considering the foreseen number of contracts to be signed.

The use of advance accounts for each district will be tied by an annual audit, condition of the whole accounting documentation used for the project implementation. This audit will also cover the bidding process.

Audit modalities will be similar to the technical assistance through a single contract covering the five districts and charged on the loan funds.

Component “technical assistance”

 - funded by grant funds

The technical assistance will be dedicated to:

• Support the project implementation through the enhancement of the five PMU of the five participating districts. The dispositive guarantees the general coherence of the project ensuring that implementing modalities and processes are similar in the whole project area in compliance with the AFD’s requirements: financial management, bidding process, monitoring and evaluation, reporting to central government and donor, both technically and socio- environmentally quality control,

• Capacity building focusing on two relevant themes in the five districts: flood risk prevention (including hydrology, hydraulic, vulnerability, risk mapping) and sewerage system operation and management.

The technical assistance will be in charge of designing a communication and visibility plan for the project, according to the needs linked with the European Union funds and in accordance with the Implementing agencies’ needs, toward the beneficiaries, the provincial and the national authorities.

Commune technical assistance will provide an opportunity to pool some activities such as operating manual for the project, training regarding financial management of the project and bidding process, technical training on flood risk prevention and sewerage system operation, ... and to share experiences among the five districts and event broadly.

The dispositive, funded by EU funds, will include a permanent team of (1) a coordination pool (international TA on a full time basis assisted by admin staff) and (li) five national experts based in each district on a full time basis to support the PMUs. These basic pools will be completed by a team of experts, mobilized on short term missions to answer specific requests expressed by each district about administrative or technical topics.

Thach Ha district will handle the administrative management of the TA contract and will report to a steering committee gathering the four other districts. Each district will report for 20% of the total disbursed funds allocated to the TA contract, based on data provided by Thach Ha district. The funds will be disbursed through direct payment to the contractor (or refinancing if necessary).

Audit modalities will be similar to the technical assistance through a single contract covering the five districts and charged on the loan funds.

PHỤ LỤC 2 – MÔ TẢ DỰ ÁN

Mục tiêu

Dự án nhằm cải thiện các điều kiện sinh kế và giảm thiểu tác động của biến đổi khí hậu ở 5 huyện thuộc khu vực Bắc Trung Bộ, Việt Nam, được bốn tỉnh liên quan lựa chọn có tính đến vị thế kinh tế của các huyện. Cụ thể, từ Bắc vào Nam, là huyện Phát Diệm thuộc tỉnh Ninh Bình, huyện Ngọc Lặc thuộc tỉnh Thanh Hóa, thị xã Hoàng Mai ở tỉnh Nghệ An, và huyện Thạch Hà và Hương Khê ở tỉnh Hà Tĩnh.

Mục tiêu chính là phát triển kết cấu hạ tầng đô thị, ngăn ngừa rủi ro lũ lụt và cải thiện khả năng thích ứng của cộng đồng địa phương trước các tác động tiêu cực của biến đổi khí hậu. Năm đô thị này có chung một thách thức trước rủi ro lũ lụt và đã xác định các khoản đầu tư hữu ích để giảm tác động lũ lụt bao gồm i) công trình thủy lợi (mạng lưới thoát nước, gia cố đê kè…) kết cấu hạ tầng đường bộ để tạo thuận lợi cho cứu hộ cứu nạn người dân trong trường hợp xảy ra sự kiện thủy văn cực đoan, và iii) hệ thống thoát nước (mạng lưới nước thải và nhà máy xử lý) để giảm hệ quả lên sức khỏe của người dân trong các đợt lũ (do giới hạn của hệ thống vệ sinh môi trường của từng hộ).

Các mục tiêu cụ thể của dự án là góp phần đầu tư, và hỗ trợ các dịch vụ kỹ thuật được phân cấp quản lý nhằm nâng cao năng lực quản lý dự án và tổ chức các khóa đào tạo về phòng chống rủi ro lũ lụt và quản lý hệ thống thoát nước.

Mô tả dự án

Dự án được thiết kế nhằm hỗ trợ cho các huyện có khả năng tự chủ hơn trong việc thực hiện đầu tư cơ sở hạ tầng theo chính sách phân cấp của chính phủ Việt Nam, tập trung hỗ trợ kỹ thuật cho cả năm đô thị trong thực hiện trách nhiệm của chủ dự án, đồng thời tổ chức chương trình tăng cường năng lực tổng thể cho nhiều cán bộ nhất có thể.

Hợp phần cơ sở hạ tầng

 - được tài trợ bằng vốn vay

Dự án dựa trên quy hoạch tổng thể vệ sinh môi trường, phát triển kinh tế và giao thông của năm thị trấn trọng điểm, bao gồm:

• Cải thiện cơ sở hạ tầng phòng chống rủi ro lũ lụt (mạng lưới thoát nước, đê bảo vệ, vùng đệm, v.v) để giảm và làm chậm dòng chảy lũ lụt,

• Cải thiện đường bộ, góp phần thoát nước và / hoặc chứa lũ nhưng cũng nhằm dễ dàng sơ tán cứu hộ cứu nạn người dân khỏi khu vực ngập lụt trong trường hợp lũ. Các tuyến đường này cũng hỗ trợ duy trì khả năng di chuyển trong trường hợp lũ lụt kéo dài và do đó góp phần phục hồi kinh tế và xã hội cho các thị trấn ,

• Xây dựng mạng lưới thu gom nước thải và nhà máy xử lý tại từng thị trấn. Ưu tiên công nghệ xử lý bằng bể lọc dễ quản lý.

• Là ưu tiên thứ hai, một số hoạt động cấp nước hoặc cải thiện hệ thống chất thải rắn được đưa vào tiểu dự án của một hoặc hai thị trấn (Phát Diệm và Ngọc Lặc).

Việc thực hiện đầu tư sẽ được mỗi tỉnh và huyện quản lý độc lập, và công tác quản lý kỹ thuật và tài chính được giao cho Ban Quản lý Dự án (BQL), ở cấp Người thụ hưởng Cuối cùng hoặc Đơn vị Thực hiện. Mỗi BQL sẽ chịu trách nhiệm quản lý một tài khoản tạm ứng để thanh toán các chi phí dự án và sẽ phải báo cáo cho Bộ Tài Chính (BTC), Bộ Kế hoạch và Đầu tư (BKH&ĐT) và AFD và các Người Hưởng thụ Cuối cùng, thông qua tư vấn hỗ trợ kỹ thuật tập trung phụ trách tổng hợp toàn bộ thông tin dự án.

Mẫu hồ sơ đấu thầu và hợp đồng sẽ được xây dựng ở cấp dự án. Sẽ áp dụng quy trình đấu thầu trong nước đối với những gói thầu có số tiền và công nghệ thấp hơn tiêu chuẩn quốc tế, số lượng và công nghệ thấp hơn tiêu chuẩn quốc tế. Việc sử dụng các tài liệu mẫu như vậy đã được ý kiến không phản bác của AFD sẽ giúp giảm bớt quy trình không phản đối trên cơ sở hợp đồng dự thảo và tóm tắt về quy trình đấu thầu, cho tới giai đoạn cuối cùng là ký kết hợp đồng. Quy trình đơn giản hóa này sẽ cải thiện hiệu quả dự án xét tới số lượng hợp đồng dự kiến sẽ được ký kết.

Việc sử dụng các tài khoản tạm ứng của mỗi huyện sẽ phải được kiểm toán hàng năm, điều kiện của toàn bộ tài liệu kế toán được sử dụng để thực hiện dự án. Việc kiểm toán này cũng sẽ phải được áp dụng đối với quy trình đấu thầu.

Thể thức kiểm toán sẽ tương tự như hỗ trợ kỹ thuật, thông qua một hợp đồng duy nhất cho 5 huyện và được phân bổ vào nguồn vốn vay.

Hợp phần Hỗ trợ kỹ thuật

- tài trợ bằng nguồn vốn không hoàn lại 

Các hỗ trợ kỹ thuật sẽ được dành riêng để :

- Hỗ trợ thực hiện dự án thông qua việc tăng cường năm BQLDA của năm huyện tham gia. Công cụ này đảm bảo sự gắn kết chung của dự án, sao cho thể thức và quy trình thực hiện trong toàn bộ khu vực dự án phải giống nhau và tuân thủ các yêu cầu của AFD về: quản lý tài chính, quy trình đấu thầu, giám sát và đánh giá, báo cáo cho chính quyền trung ương và nhà tài trợ, kiểm soát chất lượng cả về mặt kỹ thuật và môi trường - xã hội,

- Xây dựng năng lực, tập trung vào hai chủ dề có liên quan tại năm huyện: phòng chống rủi ro lũ lụt (bao gồm thủy văn, thủy lợi, tính dễ bị tổn thương, lập bản đồ rủi ro) và quản lý và vận hành hệ thống thoát nước.

Hỗ trợ kỹ thuật sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch truyền thông và hình ảnh cho dự án theo nhu cầu của Liên minh châu Âu và phù hợp với nhu cầu của các Đơn vị Thực hiện, hướng tới người thụ hưởng, chính quyền tỉnh và quốc gia. Hỗ trợ kỹ thuật chung sẽ tạo cơ hội để tập trung một số hoạt động như sổ tay hướng dẫn vận hành dự án, đào tạo về quản lý tài chính dự án và quy trình đấu thầu, đào tạo kỹ thuật về phòng chống rủi ro lũ lụt và vận hành hệ thống thoát nước,v.v và chia sẻ kinh nghiệm giữa năm huyện và thậm chí rộng rãi hơn sang các đối tượng khác.

Công cụ này được tài trợ bằng nguồn vốn của EU, và sẽ huy động một nhóm tư vấn thường trực gồm (i) chuyên gia điều phối (chuyên gia hỗ trợ kỹ thuật quốc tế toàn thời gian và được hỗ trợ bởi nhân viên hành chính) và (ii) năm chuyên gia trong nước đặt tại từng tỉnh, được huy động toàn thời gian và hỗ trợ cho các PMU. Các nhóm tư vấn này sẽ được hỗ trợ bổ sung bằng các chuyên gia huy động ngắn hạn nhằm đáp ứng các yêu cầu cụ thể của từng huyện về các chủ đề hành chính hoặc kỹ thuật.

Huyện Thạch Hà sẽ thực hiện công tác quản lý hành chính hợp đồng của tư vấn hỗ trợ kỹ thuật và sẽ báo cáo với ban chỉ đạo chung với bốn huyện khác. Mỗi huyện sẽ tương ứng với 20% tổng số tiền được rót để phân bổ cho hợp đồng kỹ thuật dựa trên dữ liệu do huyện Thạch Hà cung cấp.