1. Đơn đề nghị giải ngân của BTC, EN

2. Đơn đề nghị giải ngân của CĐT, EN - VN

3. Đơn đề nghị của nhà thầu, VN

4. Đề nghị có Xác nhận của Kho bạc, VN

5. Hồ sơ nghiệm thu, VN

6. Thư kỹ thuật của HTKT đảm bảo các khoản chi trong đề nghị thanh toán là hợp lệ với AFD – việc thi công được thực hiện trên các khu đất đã nhận YKKPB của AFD cho việc khởi công (nếu liên quan đến thanh toán)  và việc thi công đảm bảo tiêu chí của Nhà tài trợ (MT XH, C-ESMP, chất lượng…), EN - VN

7. Bảng Excel theo dõi tất cả các khoản giải ngân và các HĐ, đã cập nhật thông tin về các đề nghị thanh toán mới (mẫu của AFD).

8. Hợp đồng  và Phụ lục hợp đồng và bản scan bao gồm nội dung tóm tắt bằng tiếng Anh (nếu chưa cung cấp)

9. Bảo lãnh NH : BL tạm ứng, BL thực hiện HĐ (nếu chưa cung cấp)

1. MOF’s Drawdown Request, EN

2. Project Owner’s Drawdown Request, EN - VN

3. Contractor's Request, VN

4. Confirmation of the State Treasury, VN

5. Dossier of Acceptance for the Payment-request Volume, VN

6. TA's Letter confirmation from the TA that the construction is carried out on the site that received AFD's NOL for construction, and the construction has meet the Sponsors’ criteria of safeguard, CESMP, quality, etc. En - VN

7. Tracking Excel table of Contract + Tracking table of all subproject contracts (AFD template)

8. An original contract and a scanned version of the signed contract which includes the English summary (if it has not been provided before);

9. Bank guarantee: Advance guarantee, Performance Guarantee (if not provided yet);

1. Đề nghị giải ngân của BTC, EN

2. Đề nghị giải ngân của CĐT, EN - VN

3. Báo cáo Kiểm toán, EN - VN

4. Kế hoạch sử dụng vốn toàn thời gian dự án, VN

5. Kế hoạch sử dụng vốn 3 tháng tới (kế hoạch chi tiêu các khoản tạm ứng mới - trình bày cụ thể theo bảng), VN

6. Sao kê tài khoản tiền EUR của Ban mở cho Dự án, (đánh số thứ tự để tiện theo dõi)

7. Sao kê toán khoản tiền VND của Ban mở cho Dự án, (đánh số thứ tự để tiện theo dõi)

8. Hợp đồng mua bán ngoại tệ, VN

9. Hồ sơ hoàn ứng, VN (Bảng theo dõi các khoản tạm ứng (M2085)), giải trình:

• 50% sử dụng đợt tạm ứng ngay trước đó (BTC qui định 70%) và 

• 100% các đợt tạm ứng trước đó, có đánh số các khoản chi

Tài liệu giải trình chi liên quan đến từng khoản chi, sắp xếp theo đánh số trong Bảng theo dõi các khoản tạm ứng, gồm : Hợp đồng và bản scan bao gồm nội dung tóm tắt bằng tiếng Anh (nếu chưa cung cấp)

10. Bảng Excel theo dõi tất cả các khoản giải ngân và các HĐ, đã cập nhật thông tin về các đề nghị thanh toán mới (mẫu của AFD).

o  Bảo lãnh NH : BL tạm ứng, BL thực hiện HĐ (nếu chưa cung cấp)

o  Xác nhận của Kho bạc

o   Ủy nhiệm chi

o   Đề nghị thanh toán/tạm ứng của nhà thầu

o   Tài liệu giải trình tiến độ của gói thầu, phù hợp với đề nghị thanh toán, gồm:

+ xác nhận của HTKT với việc thi công được thực hiện trên mặt bằng đã nhận YKKPB của AFD cho việc thi công, và việc thi công đảm bảo tiêu chí của Nhà tài trợ (MT XH, C-ESMP, chất lượng…): nếu liên quan đến tạm ứng thì không cần có tài liệu này, tuy nhiên cần phải cung cấp với các thanh toán khối lượng cho nhà thầu.

1. MOF’s Drawdown Request. EN

2. Project Owner’s Drawdown Request, EN - VN

3. Auditor's report, EN - VN

The advancements tracking table (M2085), explaining 

• 50% the amount used in the preceding advancement (MOF requires 70%) and 

• 100% of the preceding advance payments, numbering all the payments. 

Experience from the last 3 re-advance applications from Thach Ha, Hoang Mai, Huong Khe, despite the support of the TA’s financial experts, the PMU still had difficulty completing this table, especially the Hoang Mai PMU filled in this table with figures completely different from the documents that they provided.

4. Tracking table of each concerning Contract + Tracking table for all Subproject Contracts: These 2 tables will facilitate the AFD to in monitoring, cross-checking, especially as the number of contracts in this CRUIV project is much more than a normal ODA project.  AFD would like to request the PMUs and the TA to make these tables and send them to AFD ASAP, without waiting for a new Drawdown Request, so that we do not waste too much time checking of this table when there is a Drawdown Request (at that time, the PMU will only need to update the content related to the new Drawdown Request and send it back to AFD with the disbursement documents).

5. Statement of Expenditure (SOE) showing the transfers concerning the tracking table: The PMUs and the TA need to check whether all documents have been submitted.  For example, Thach Ha’s Drawdown Request does not provide this document. When AFD requested to provide it, Thach Ha provided 37/38 SOEs, which means one SOE is missing.

6. The project’s updated disbursement plan: Experienced learnt from the last 3 re-advance applications, Thach Ha did not provide this document to AFD, AFD flexibly used the plan provided from Thach Ha’s Drawdown Request in 2023.

7. Plan for using the new advancement: please provide a detailed table. Experienced learnt from the last 3 re-advance applications, Thach Ha did not provide this document to AFD with the explanation that this information is already available in the Drawdown Request sent to MOF, AFD used the data from the Disbursement Plan used in the National Disbursement Meeting to help Thach Ha finalize these documents.

8. Explanation documents concerning each expenditure shall be arranged, listed in the Advance payment tracking table., inlcuding : An original contract and a scanned version of the signed contract which includes the English summary (if it has not been provided before); 

At the moment, with the Contract Disbursement Tracking Form which is awaiting finalization by the TA, we just need to attach this Form with the Vietnamese Contract, then AFD would have all required information.

o   Bank guarantee: Advance guarantee, Performance Guarantee (if not provided yet);

o   Confirmation of the State Treasury;

o   Payment order:

o   Contractor’s Request for Payment/Advancement: The last Drawdown Request of Hoang Mai failed to provide the Contractor’s Request for Advancement, AFD had to give green light for this document of Hoang Mai to facilitate disbursement. 

o   A document explaining the progress of the bidding package in accordance with the Request for Payment, including confirmation from the TA that the construction is carried out on the site that received AFD's NOL for construction, and the construction has meet the Sponsors’ criteria of safeguard, CESMP, quality, etc.: For advance payment, this document is not required. However, for Payment by Volume to the Contractors, this document shall be provided. The Drawdown Request of Thach Ha: failed to provide any document that allow AFD to check the one payment concerning quantities, AFD had to (reluctantly) give green light for this document of Thach Ha to facilitate disbursement.

1. Hợp đồng và Phụ lục Hợp đồng, cùng YKKPB của AFD

2. Đề nghị thanh toán của nhà thầu

3. Giấy xác nhận của kho bạc

4. Ủy nhiệm chi (mà Ban gửi chuyển khoản cho nhà thầu)

5. Hồ sơ nghiệm thu và Thư kỹ thuật của HTKT đảm bảo các khoản chi trong đề nghị thanh toán là hợp lệ với AFD – việc thi công được thực hiện trên các khu đất đã nhận YKKPB của AFD cho việc khởi công (nếu liên quan đến thanh toán)

6. Các bảo lãnh NH đối với nhà thầu đó.

1. Contract and Contract Addendum, together with AFD’s NOL

2. Contractor’s payment request

3. Treasury confirmation

4. Payment order (which PMU sends for the payment to contractors)

5. Acceptance documents and TA's Technical Letter ensuring that payment request are eligible for AFD – the construction is carried out on the land areas that have received AFD’s NOL for the commencement of construction

6. Bank guarantees for that contractor.

Thời chót nhận hồ sơ đề nghị giải ngân đầy đủ và chính xác để cho phép khoản giải ngân được thực hiện trong năm: 5-10 tháng 12.

Deadline for receiving a sufficient and precise Drawdown Request so that the drawdown can be disbursed in 2024 is from 5 to 10 December 2024 the latest. 

Để có thể đăng ký KHV (vào khoảng tháng 10) thì trước đó phải có :

o   Công văn của Tỉnh gửi BKH/BTC đề nghị cho ý kiến về việc gia hạn thời gian thực hiện dự án đến 25/12/2026 : Cụ thể, hiện nay HT chuẩn bị gửi công văn này, BQLNB và CĐT Hoàng Mai đã gửi công văn tới Sở KH, riêng CĐT Ngọc Lặc hiện chưa xúc tiến bước nào cụ thể - CĐT NL cần đẩy nhanh để kịp tiến độ chung;

o   Phê duyệt của HĐND Tỉnh đối với việc gia hạn thời gian thực hiện dự án đến 25/12/2026 : các CĐT cần xin được phê duyệt việc gia hạn vào kỳ họp giữa năm của HĐND các Tỉnh.

o   Công văn của Tỉnh gửi BKH/BTC đề nghị cho ý kiến về việc Gia hạn thời gian bố trí kế hoạch vốn (anh Hải BKH đang đề xuất làm thủ tục xin ý kiến Thủ tướng này chung cho cả 5 TDA với điều kiện các HĐND phê duyệt gia hạn dự án trong khoảng thời gian tương đồng nhau).

o   Phê duyệt của Thủ tướng đối với về việc Gia hạn thời gian bố trí kế hoạch vốn

To register the Capital Plan (~Oct 2024), the followings shall be available:

o   An official document from PPC  to the MPI/MOF requesting for their comments on the Project extension until 25/12/2026: In particular, Ha Tinh is preparing to send this official document, the Ninh Binh and Hoang Mai project owners has sent is official letter to the Department of Planning and Investment, only Ngoc Lac project owner has not made any movement => Ngoc Lac need to boost its progress to catch up with others.

o   The provincial approval document for the Project extension until 25/12/2026: The Project extension need to be approved at the mid-year meeting of the provincial People’s Councils.

o   An official document from PPC to the MPI/MOF requesting their comment on the Extension of the Capital Fund validity period (Mr.Hai - MPI is proposing to submit documents asking for the Prime Minister’s approval for all 5 subproject at once, under the condition that the People’s Councils approve the project extension for similar period of time.

o   The  Prime Minister’s approval document for the Extension of the Capital Fund validity period.

1. Thi công chỉ có thể được tiến hành ở những đoạn mặt bằng đã nhận được YKKPB của AFD về khởi công, do đó Yêu cầu bắt đầu công việc của Ban QLDA, sự giám sát của tư vấn độc lập, HTKT phải lưu ý và đảm bảo tôn trọng nguyên tắc này.

2. Hợp đồng ký kết phải tuân thủ dự thảo hợp đồng đã nhận YKKPB từ AFD, nếu không thì phải thông báo sớm nhất cho AFD những sai lệch để AFD cho ý kiến. AFD xin đề nghị Ban HM cũng như các Ban QLDA khác tiến hành rà soát các HĐ đã ký kết để đảm bảo nguyên tắc này.

3. Chuyển khoản, thanh toán chỉ có thể được thực hiện cho các tài khoản ngân hàng được quy định trong hợp đồng là được phép nhận khoản thanh toán đó. Những khoản giải ngân không tuân thủ nội dung này sẽ bị AFD đánh dấu là Không hợp lệ, đồng thời Ban giám sát của AFD coi các lỗi loại này là vi phạm nặng đối với thực hiện HĐ, không minh bạch về tài chính và tồn tại rủi ro cho việc quản lý tài chính của dự án.

4. Các khoản tạm ứng vào tài khoản từng TDA được đánh số (không bao gồm những lần AFD giải ngân trực tiếp cho nhà thầu), cụ thể TH, HK, HM hiện đã tạm ứng đợt số 1 và số 2, NB đã tạm ứng đợt số 1. Để bắt đầu đề nghị khoản tạm ứng mới thì phải giải trình sử dụng hết từ 50% tạm ứng ngay trước đó (tuy nhiên BTC quy định ở đó 70%) và giải trình sử dựng 100% (các) khoản tạm ứng trước đó. Để BQLDA không cạn kiệt tiền trong tài khoản, nhằm tạo thuận lợi cho các khoản chi cần thiết trong quá trình thực hiện dự án, AFD không khuyến khích BQLDA đề nghị khoản tạm ứng mới khi đã sử dụng hết 100% tiền trong tài khoản của dự án.

5. Giá trị của mỗi khoản giải ngân là từ 1tr EUR trở lên (trừ lần tạm ứng đầu tiên cho từng TDA), đây không phải giá trị của 1 đơn đề nghị giải ngân Bộ TC (vì 1 đơn đề nghị của Bộ TC có thể bao gồm đề nghị 1 hay nhiều khoản giải ngân khác nhau)

6. Đối với hồ sơ giải ngân, AFD đề nghị cung cấp giấy tờ bản gốc hoặc bản có đóng dấu của Ban và ký ghi Sao y bản chính. Nếu tài liệu nào đó được gửi bổ sung bằng bản scan vì các lý do khách quan, chủ quan nào đó, AFD linh hoạt chấp thuận để tạo điều kiện đẩy nhanh giải ngân (như AFD đã chấp thuận đối với hồ sơ bổ sung của 3 đơn tái tạm ứng vừa rồi), tuy nhiên phải có email của BQLDA gửi tới AFD đề nghị sử dụng bản scan cụ thể này. 

7. Với các mặt bằng đã có sẵn, không cần GPMB, AFD khuyến khích các Ban tách riêng các đoạn mặt bằng đó và đề nghị AFD cấp YKKPB dựa trên hồ sơ đơn giản, như : Bản đồ định vị khu đất có liên quan, báo cáo ngắn gọn của CĐT và HTKT nêu các căn cứ khẳng định các mặt bằng đã có sẵn. Điều này cho phép AFD cấp YKKPB trong thời gian ngắn nhất, tránh vướng mắc như đã xẩy ra với gói XL1 của HK. TDA NL có thể rút kinh nghiệm về nội dung này.

8. Thời hạn gửi Báo cáo 6 tháng của dự án là trong vòng 1 tháng sau khi kết thúc kỳ báo cáo : Mỗi BQLDA chịu trách nhiệm gửi chính thức tới AFD báo cáo liên quan đến TDA của mình, riêng phần báo cáo liên quan tới các nội dung chung sẽ do BQLDA Thạch Hà tập hợp ý kiến của các Ban và gửi tới AFD

9. Xuất phát từ việc các BQLDA gửi các báo cáo tới AFD rất chậm (cụ thể, đầu 2024 mới gửi báo cáo Quý 1,2/2023, tháng 4/2024 mới gửi báo cáo Q3,4/2023), AFD đề nghị và các BQLDA đã chấp thuận trong cuộc họp về nguyên tắc : các dự thảo báo cáo sẽ được HTKT sao gửi tới AFD ngay khi gửi tới BQLDA, để cho phép AFD tìm hiểu và kịp thời nắm thông tin nếu cần, AFD đảm bảo vẫn tuân thủ nguyên tắc AFD chỉ đưa ra ý kiến chính thức sau khi CĐT gửi báo cáo bản chính thức tới AFD.

10. Email hợp lệ đại diện cho BQLDA sẽ là email mang tên BQLDA, AFD khuyến khích các Ban sử dụng email chính thức này gửi tới AFD, thay vì các email cá nhân.

11. Thỏa ước quy định Báo cáo kiểm toán từng TDA phải được thực hiện hàng năm. AFD linh hoạt chấp thuận việc Báo cáo kiểm toán bắt đầu được thực hiện khi đã có giải ngân vốn vay, và báo cáo đầu tiên sẽ bao gồm các năm kiểm toán của dự án từ khi bắt đầu ký Thỏa ước tài trợ (T10/2020). Thỏa ước đã quy định các Báo cáo kiểm toán cần được hoàn thành và cung cấp chính thức cho AFD trong vòng 6 tháng sau khi kết thúc năm tài khóa. Như vậy, BQLDA NB, TH, HK cần cung cấp báo cáo kiểm toán 2023 cho AFD trong tháng 6/2024.

12. Báo cáo kiểm toán cuối cùng phải được gửi tới AFD trong vòng 3 tháng sau Ngày hạn sử dụng vốn (Ngày hạn sử dụng vốn được xác định là 6 tháng tính từ ngày thực hiện khoản giải ngân cuối cùng cho dự án).

1. Construction can only be carried out in sections of the site that have received AFD's NOL for construction, so the PMU and its contractors, subcontracts are requested to comply with this principle.

2. The signed contract shall comply with the draft contract that received NOL from AFD. Any discrepancies shall be notified to AFD as soon as possible so that AFD can give comment. AFD would like to request the HM PMU and other PMUs to review your signed contracts to ensure this principle.

3. Transfers and payments shall only be made to bank accounts specified in the signed contract. Disbursements that do not comply with this principle will be marked by AFD as “eligible”, and AFD's Supervisory Board considers these types of errors as “serious violations of contract implementation, financially non-transparent, and have potential risk to the project financial management.

4. The drawdowns made into each subproject account shall be numbered (not including times when AFD direct disburses to the contractor), specifically Thach Ha, Huong Khe, Hoang Mai have made two Drawdowns, NB has made 1 drawdown. To start requesting a new drawdown, you shall explain the use of 50% of the preceding advance (however, the MOF stipulates explanation shall be provided to 70% value) and explain the use of used 100% of the previous advance. To save the PMU from running out of money in its account and to facilitate necessary expenses during project implementation, AFD does not encourage the PMU to request a new drawdown when 100% of the money in the subproject account is used up.

5. Each drawdown shall value no less than 1 million EUR (except for the first Drawdown for each subproject). This is not the value of a Drawdown Request by the MOF (because MOF’s Drawdown Request may include more than 1 Drawdown Request)

6. For disbursement documents, AFD requests to provide original documents or copies having PMU’s “certified copy” stamp, PMU’s signature. If for some certain objective or subjective reasons, an additional scanned document is sent to AFD, AFD may flexibly approve them to facilitate disbursement (e.g. AFD approved the additional documents of the last 3 Drawdown Request), however, there must be an email from the PMU sent to AFD requesting to use this specific scanned document. 

7. For the sites that land acquisition was done by some previous projects, AFD encourage the PMU to separate those sites and request AFD to provide NOL based on a simple set of document, such as: A map of the concerning land lot, a short report of the PO and the TA stating evidence showing that land acquisition was done before. This will allow AFD to provide its NOL in the shortest period of time, avoid the issues like the one in package XL1 of Huong Khe. Ngoc Lac can take lesson learnt on this.

8. The project’s 6-month report shall be sent within 1 month since the last day of the reporting period. Each subproject is responsible for sending its formal 6-month report to the AFD, only the General section (Part A), Thach Ha PMU will summarize feedbacks of the PMU and send this section to AFD.

9. Based on the fact that the reports were sent to AFD very late (in particular, the first bi-annual report of 2023 was sent in early 2024, the second bi-annual report of 2023 was sent in April 2024. AFD has proposed, and the PMUs have agreed that: the draft bi-annual reports will be CC to the AFD when the TA submit it to the PMUs, so that AFD have up-to-date information, and still ensure the principle that AFD will only give its official feedback once it receive official submission from the PMUs. 

10. The eligible email representing the PMUs shall have its name on it. AFD encourage the PMUs to use the official email when sending reports to the AFD, instead of using personal emails.

11. It was regulated in the Financing Agreement that the subproject shall prepare annual audit reports. AFD flexibly accepts that the Audit Report will begin to be implemented when there has been loan disbursement, and the first report will include the previous years of the project since Financing Agreement signing date (October 2020). The Financing Agreement has regulated that the audit reports shall be completed and officially sent to AFD within 6 months since the ending date of the fiscal year. Thus, the POs of Ninh Binh, Thach Ha, Huong Khe need to provide use the audit report of 2023 in June 2024.

12. The last audit report shall be send to AFD within 3 months after the Loan Using Deadline (it is 6 months since the date of the last Drawdown for the project).